Comment organiser un EVJF inoubliable ? 5 étapes indispensables pour une organisation d'EVJF efficace (avec rétroplanning)

Comment organiser un EVJF inoubliable ? 5 étapes indispensables pour une organisation d'EVJF efficace (avec rétroplanning)

Vous êtes responsable de l’organisation d’un EVJF et vous voulez vous assurer de ne rien manquer ? Bingo, pour vous faciliter la vie et vous permettre de briller aux yeux de la future mariée et des participantes… Simply Matchy est là pour vous épauler ! Nous vous détaillons les étapes pour organiser un EVJF inoubliable, avec en bonus offert, le rétroplanning d’organisation d’EVJF à disposition. Let’s go ! 🎈


Comment organiser un EVJF en 5 étapes : mode d’emploi facile

Etape 1 : faire le point avec la future mariée 💍

Ouiiiiii, même pour organiser un EVJF surprise, il sera de bon ton de faire le point avec la future mariée. Alors, plus ou moins discrètement, je vous conseille de tâter le terrain et glaner quelques informations de la plus haute importance. 

En effet, organiser un EVJF c’est avant tout valoriser la future mariée, lui permettre de se sentir aimée et soutenue avant le mariage, entourée de ses amies proches.

Pour être certaine de viser dans le mille, et proposer un weekend d’EVJF dont la mariée se souviendra toute sa vie… Faites-en sorte d’obtenir ces informations : 

  • La date possible souhaitée (essayez d’obtenir 2 ou 3 propositions),
  • La liste des invitées idéales pour elle,
  • Les activités qu'elle aime ou qu’elle serait curieuse de faire un jour,
  • Le format de l’EVJF avec lequel elle serait le plus à l’aise (une soirée, une journée, 2 nuits, 3 jours…). 

Étape 2 : établir un budget approximatif

À cette étape, avant même de prendre contact avec les invitées, faites en sorte de budgétiser 2 propositions d’EVJF. Grâce aux éléments que vous avez au préalable récolté, vous connaissez plus ou moins le type d’EVJF qui plaira le plus (en France, à l’étranger, à la maison, en extérieur…). (Pour en connaître davantage sur les budgets pour un EVJF, cliquez ici).

Partant de cette base, je vous invite à anticiper 2 à 3 propositions à présenter aux invités : une proposition avec un budget plutôt minimaliste, un autre plus ambitieux, et une troisième version avec un format différent. 

Par exemple, la mariée vous a dit qu’elle adorerait 2 jours et une nuit à + ou - 3h de route de son domicile (pour des questions de commodité organisationnelle pour elle), et qu’elle aimerait une surprise totale.

Alors, envisagez 3 options : 

  1. un EVJF à domicile, où chacune rentre chez elle le soir (ou alors l’une des participantes peut accueillir les autres) et où le DIY sera le maître mot (budget 150€/ personne) par exemple, 
  2. un EVJF avec un gîte pour 2 nuits, dans un lieu à 3h de route, avec tous les repas en extérieurs, le dress-code assorti et 4 activités incluses (budget 350€-450€ /personne),
  3. un EVJF de 3 jours et 2 nuits à Marrakech dans un riad, ou encore une rando de 2 jours et 2 nuits avec option minimaliste et toile de tente…

Pensez à quantifier et imaginer le nombre d’activités payantes, le coût du dress-code assorti (pour découvrir nos kit EVJF cliquez ici), le transport, la nourriture, le logement, les cadeaux… Gonflez légèrement le budget avant de prévoir les éventuels imprévus.

Etape 3 : contacter les participantes

Parfait, maintenant, à vous de jouer pour contacter les invitées de l’EVJF et vous assurez de trouver une date où la majorité sera présente.

Pour cela, optez pour un système de groupe et de messagerie comme Whatsapp par exemple. Bien entendu, n’incluez pas la mariée dans ce groupe… Afin de garder du mystère et des surprises pour elle. 

Je vous invite à expliquer l’objet du groupe et indiquer que vous pilotez l’organisation de l'EVJF. La première étape consiste à proposer 2 ou 3 dates pour les participantes et faire en sorte de bloquer assez rapidement (sous 7 jours après la création de groupe) la date définitive.

Pour avoir organisé de nombreux EVJF, je vous encourage à relancer (beaucoup) les unes et les autres… Si vous n’obtenez pas les réponses de suite, c’est assez classique : chacune va regarder son agenda, consulter son conjoint, voir avec son travail s’il est possible de poser sa journée etc… C’est normal. 

En revanche, préparez-vous à piloter le tout et n’hésitez pas à mettre des deadlines, qui seront facilitatrices pour toutes ! ⏱️

Lorsque la date sera calée, alors restera à valider le format. C’est ici que vous présenterez les 3 propositions (tout en expliquant que chacune pourra proposer une idée de lieu, des suggestions d’activités etc) en soulignant le budget. N’hésitez pas à être claire et cash sur le budget max souhaité pour les unes et les autres.

Et pour rendre tout le monde à l’aise avec cette notion, vous pouvez préciser que vous entendez bien que le budget de chacune n’est pas extensible et que vous n’avez pas de jugement à ce sujet.  🤑

Étape 4 : fixer les activités de l’EVJF “demandez le programme !”

À ce stade, vous pouvez aller davantage dans le détail en demandant aux unes et aux autres si elles pensent à une ou plusieurs activités spécifiquement sur l’EVJF. Certaines ont des anecdotes précises avec la future mariée et les échanges des unes et des autres permettent à la fois de considérer chacune, mais aussi de s’assurer que la future mariée aura un EVJF à son image.

Vous pouvez si vous le souhaitez commencer en proposant quelques activités : séance photo, jeux d’EVJF, cours de pole dance, accrobranche, bronzette à la plage, visite de la ville, jeux d’apéro, etc… Pour obtenir 25 idées d’activités idéales pour un EVJF, cliquez ici !

Étape 5 : réserver et anticiper les modalités pratiques

Puis, lorsque vous vous êtes mises d’accord sur la date de l’EVJF, le programme souhaité, le budget, le nombre de participantes, place au concret !

Pour cela, je vous invite à créer une cagnotte en ligne où chacune déposera un montant de x euros (à définir) qui correspond souvent à 30% du montant des activités ou du budget total de l’EVJF.

Cela évite que les réservations avec paiement en avance reposent uniquement sur le budget d’une personne.

Techniquement, comment procéder ? Via une application comme Lydia par exemple ou encore la cagnotte Leetchi ou, tout simplement, par un système de Paylib (envoyer et recevoir de l’argent depuis son application bancaire, en renseignant le numéro de téléphone de la personne). Grâce à cet acompte, vous pourrez alors réserver : 

  • l’hébergement pour l’EVJF (airbnb, hôtel, camping, gîte…)
  • la location de voiture ou minibus, 
  • les billets de train ou d'avion,
  • le covoiturage ou encore la réservation taxi,
  • les ateliers activités (cuisine, danse, poterie, etc.),
  • la session SPA ou journée bien-être,
  • les activités sportives (accrobranche, kayak, etc.)
  • la photographe pour le shooting photo,
  • le restaurant,
  • les tenues assorties (dress-code d’EVJF, notre spécialité à découvrir ici),

Pensez aussi aux décorations et accessoires : les ballons, banderoles, accessoires photo booth, les jeux et animations, les cadeaux (livre d’or etc) pour la mariée et les participantes.

Astuces pour faciliter l’organisation de l’EVJF

La communication et l’ouverture d’esprit seront la clé. Il n’est pas toujours évident de coordonner une dizaine de personnes, malgré l'enthousiasme de chacune.

Pensez aux rappels fréquents, qui vous permettront d'organiser un EVJF hyper facilement : la création du groupe initial, l’envoi de save-the-date, le rappel à 1 mois de la date de l’EVJF, le rappel la semaine précédente avec les infos pratiques récapitulées.

Par ailleurs, pour l’EVJF en lui-même pensez aussi à composer une trousse de secours utile (pansements, médicaments de base (antidouleurs, anti-nausée), eau et snacks…)

Rétroplanning pour organiser un EVJF 

  • 4 à 6 mois avant l’EVJF et donc 5 à 8 mois avant le mariage) : sonder la mariée sur ses goûts, ses dispos (cf étape 1).
  • 3-4 mois avant : établir un budget prévisionnel en consultant les participantes, proposer des activités, budgétiser l’EVJF, cadrer l’organisation, et bloquer les réservations principales (transport et logement)
  • 2-3 mois avant : réserver les activités, commander les tenues d’EVJF assorties, la déco, les accessoires, les cadeaux.,
  • 1 mois avant : finaliser les jeux, quizz, bonus de l’EVJF,
  • 2 semaines avant : s’assurer que tout est en ordre avec les réservations, voir avec toutes les participantes qui doit ramener quoi,
  • 1 semaine avant : envoyer un récapitulatif du programme aux participantes (en excluant la mariée, il va de soi), et refaire un point budget (faut-il finaliser une cagnotte commune ? Ou alors chacune préfère payer sur l’instant ?)
  • J-1 avant l’EVJF : vérifier tous les détails annexes (jeux, trousse de secours, logistiques, billets, tickets, réservation etc)

Et maintenant ? 

À vous de jouer ! Nous espérons que cet article est utile pour vous pour organiser un EVJF mémorable… Pour toute la partie tenue, décoration, idées autour de l’EVJF, cliquez par ici et profitez de la boutique Simply Matchy.


Let’s have fun ! 🎈